メール返信 ビジネス。 訃報メールへの返信のビジネスマナーは?忌み言葉や返事の文例の紹介!

社内メールのビジネスマナーと例文|書き出しと返信の書き方は?

メール返信 ビジネス

私たちが日々生活する中での連絡手段として、メールは欠かせないツールです。 また、ビジネスメールにおいても、それは同じです。 対面するために相手の時間をとってしまう必要もなく、内容もメール文に残るので、後々何度も確認する事も可能でしょう。 また、対面や電話ですと伝達できる人数が限られていますが、ビジネスメールであればたくさんの人に情報を一度に届ける事ができます。 また、ビジネスメールは件名や書き出しも非常に大切です。 件名や書き出しによってメールを開いて見るかどうか決まると言っても過言ではないでしょう。 今回は、ビジネスメールの書きだしや返信の書き出しなどを中心に詳しく紹介いたします。 ビジネスメールの書きだしとは? ビジネスメールにおける書き出しとは、冒頭で相手に対してかける最初の挨拶文の事です。 ついついビジネスメールとなると、形式に従って誰に対しても無難な同じ文章で、固めてしまいがちですが、書き出しによって相手の受け取り方も随分違ってくると言えます。 やはり、「お疲れ様です」などの一文のみだと関係性が薄い場合などは、どういった人からのビジネスメールだろうと印象が薄い状態で内容を読む形になりますし、そもそもちゃんと内容読んでもらえない危険も出てくると言えます。 相手との関係性や状況を加味した上で、それぞれの書き出し文を自分なりに用意しておく必要があるでしょう。 しっかりとした書き出し文のビジネスメールを送る事で、信用度が上がり、仕事を成功に導く第一歩に繋がるとも言えるでしょう。 次から相手別に例文を交えてビジネスメールの書き出し文を紹介いたします。 初めての相手にビジネスメールを送る場合(未対面) 対面した事が無く初めてビジネスメールを送る場合の書き出し文は、そのビジネスメールの顔とも言える文章になるでしょう。 仕事をしている上で、毎日色々なところからたくさんのビジネスメールが来ると言えます。 顔を知らない相手からくるビジネスメールは、自分にとって本当に必要な物かを件名や冒頭の書き出しで判断していると言っても過言ではありません。 対面した事の無い相手に対して、初めてビジネスメールを送る場合には、突然初めてメールを送った事、どうして送る結果になったのかという事、細かい自己紹介などの必要事項をしっかり記載してメールを書き出しましょう。 初めてビジネスメールした旨、詳細な自己紹介で書き出しをする事で、信用度も上がりメールを読んでもらえる確率も大いに上がるでしょう。 当たり障りのない冒頭文では、内容を読まずに削除されてしまう可能性もあるので注意が必要です。 初めての相手に送る例文(対面したことがない場合) ・突然のメールで失礼いたします。 この度、御社のホームページを拝見して、ご連絡させていただきました。 ・初めてメールさせていただきます。 ・突然のご連絡失礼いたします。 仕事上、いずれかの経緯で接触した事があっても、ビジネスメールを送った事は無い相手に対して、初めてメールを送る場合もあるでしょう。 この場合、関係性が薄く、名前のみでは印象が薄くなってしまう場合があります。 上記の会ったことが無い場合の書き出し文に加えて、自分自身の自己紹介に、会った時のエピソードなども盛り込むと相手の印象に残ると言えるでしょう。 ビジネスメールを相手に読んでもらうためには、どういった人物からのメールなのかをしっかり伝えるという事が、初めに信頼度を挙げる大切な項目になりますので、注意しましょう。 初めての相手に送る例文(対面した事がある場合) ・初めてメールさせていただきます。 ・突然、メールにて失礼いたします。 先日会社説明会で、たくさんお話させていただきありがとうございました。 ・初めてメールさせていただきます。 先日、御社の保険に関してのご相談を頂きありがとうございました。 社内の相手にビジネスメールを送る場合 仕事をしている上で、社内の方にビジネスメールを送る場合も多いでしょう。 社内の方に送る場合は、取引先やお客様と比べて比較的にカジュアルな書き出しで始めます。 しかし、カジュアルと言っても、社会人としてマナーを守った適切な文章を心がけましょう。 社内の場合、書き出し文で全ての印象が判断されて仕事に差し障るというケースは少ないでしょう。 「お疲れ様です」などの定型文から書き出して、内容に移っても問題無いと言えます。 また、日々の感謝や直近のイベントに対するお礼や謝罪などがあれば、具体的なエピソードから書き出すとより印象の良いビジネスメールになるでしょう。 社内にいる相手に送る例文 ・お疲れ様です。 ・おはようございます。 ・先日の会議では、たくさんお手伝いいただきありがとうございました。 大変助かりました。 ・昨日の新年会、お疲れさまでした。 仕事上、社外の相手にビジネスメールを送るという事は、取引先やお客様など仕事をする上で非常に大切な相手と言えます。 メールは、口調や言葉遣いなど色々な判断要素がある口頭とは違い、メール内の文章のみで印象が伝わります。 適切なマナーを守って、少しくらい固い印象の文面の方が無難と言えるでしょう。 会った事がある場合は印象付ける事よりも、しっかり適切なマナーに沿った形式的な書き出し文から始めると印象が良いでしょう。 社外の相手に送る例文 ・いつも大変お世話になっております。 ・いつもご愛顧いただきありがとうございます。 ・貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 ・いつもお引き立ていただき、誠にありがとうございます。 ・ますますご活躍のことと存じます。 相手との状況による場合 社内、社外を通して、相手との関係が親しい場合やよく連絡を取り合っている場合など、相手との状況に対する文言で書き出す場合もあります。 例えば、相手と親しかったにも関わらずメールを送る事が久しぶりだった場合や伝える要件によって立て続けにメールを送信する場合など状況によって変えていく事も大切です。 その時々の状況に合わせて自分なりの書き出し文を用意しておくとスムーズでしょう。 相手との状況に合わせて送る例文 ・ご無沙汰しております。 ・ご無沙汰ばかりで、申し訳ございません。 ・お久しぶりですが、お元気でしょうか。 ・度々失礼いたします。 ・追記の項目がありますので、再度メールさせていただきます。 ビジネスメールの書き出しに名前は入れるべきか? 社外やお客さまに向けたビジネスメールの書きだし文の中で「平素」という言葉を見かけた経験がある方は多いのではないでしょうか。 平素とは、「いつも」や「常々」という表現を最大限に丁寧に表した言い方です。 いつもお世話になっている取引先や日頃から利用していただいているお客さまに向けての書き出しとしては、最も適切な定型文と言えるでしょう。 平素を使った表現は、とてもかしこまった印象での書き出しになりますが、マナーを重んじるビジネスメールの書き出しとしては、最適と言えるでしょう。 しかし、丁寧な文章の書き出しには最適な言葉ですが、初めての相手には使えませんので注意しましょう。 「平素」を使った書き出しの例文 ・平素は、格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。 ・平素は、御社のサービスをご利用いただき誠にありがとうございます。 ・平素より、一方ならぬご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。 ・平素、ご無沙汰しており誠に申し訳ございません。 季節別のビジネスメールの書き出しについて ここまでは、ビジネスメールの書き出しにおいて、色々な状況に合わせた上で良く使われている定型文を中心に紹介しました。 では、季節によって変わる環境に合わせた書き出し文には、どういったものがあるのでしょうか。 季節によって変わる環境についての文章から始まる書き出し文を時候の挨拶と言います。 手紙などには、マナーとして必須の項目と言えるでしょう。 また、ビジネスメールにおいても、いつもお決まりの定型文に偏らずに、時候の挨拶で季節によって変化を加えた書き出しで始めるのも良いでしょう。 しっかりマナーを守って、季節に沿いながらも相手への配慮を添える事で、より丁寧で思いやりのあるビジネスメールになるのではないでしょうか。 次から、1月から12月までそれぞれの季節で使える時候の挨拶と例文を紹介します。 季節ごとに、自分なり書き出し文を用意しておくと良いでしょう。 1年の中で1月は、最も時候の挨拶での書き出し文が書きやすい月と言えるのではないでしょうか。 それは、お正月や寒さについてなど色々な議題がありますし、新年の挨拶などは年賀状で馴染みがある方も多いと言えるからです。 2月も、節分が過ぎたら立春になるなど、時期によって細かく名称が変わりますので注意が必要です。 また、関東などでは1月よりも寒さが厳しく、大雪などの被害が出てくる時期でもありますので、そういった状況にふれるのも良いでしょう。 また、非常に寒い時季でインフルエンザやノロウイルスなどの病気も流行り始める時期ですので、それに伴った書き出し文で相手の体調を配慮した文章にすると印象の良いビジネスメールになるでしょう。 1月と2月の書き出しの例文 ・初春の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。 ・新春を寿ぎ、謹んで年頭のご挨拶を申し上げます。 ・小寒の候、寒さが身にしみておりますが、ご健勝にてお過ごしのことと存じます。 ・大寒の候、〇〇さまにはますますご清祥にてご活躍のこととお慶び申し上げます。 ・立春の頃、皆さまいかがお過ごしでしょうか。 ・立春の候、貴社いよいよご清栄のこととお慶び申し上げます。 ・春の陽気が待ち遠しい今日この頃ですが、いかがお過ごしでしょうか。 ・寒さの中にも春の足音が聞こえてきますが、皆さまお元気でしょうか。 3月と4月の書き出し 3月は、春の到来を肌でも感じられる季節と言えるでしょう。 また、辞令が出て移動が決まったり、決算の時期であったりと会社でも色々と動きが出てくる季節とも言えます。 また、4月は、1年の中で1番春を感じられる季節と言えるでしょう。 また、入社や入学など新体制がスタートする時期でもありますので、麗らかな春の気候と共に、清々しい気持ちで始められるような書き出し文にすると良いでしょう。 この時期の桃や桜など美しい日本の花を用いた時候の挨拶をする事もできますので、固いイメージがあるビジネスメールの書き出し文に華やかな印象を加える事ができます。 3月と4月の書き出しの例文 ・春分の候、貴社益々ご繁栄のことと心よりお慶び申し上げます。 ・早春の候、皆さまにはお健やかにお過ごしのこととお喜び申し上げます。 ・早春の折、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 ・桜のつぼみも膨らみ始めた今日この頃、皆さまいかがお過ごしでしょうか。 ・春暖のみぎり、貴社いよいよご盛栄のこととお慶び申し上げます。 ・春風の候、ご健勝にてお過ごしのこととお慶び申し上げます。 ・春の日差しも心地よい今日この頃、皆さまいかがお過ごしでしょうか。 ・春たけなわ、皆さまにおかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。 5月と6月の書き出し 5月は、桜の時期も終わり、夏に向けて緑が目立ち始める時期と言えます。 また、新体制にも馴染み始めたり、ゴールデンウィークなどの長い休みもありますので、少し気持ち的に余裕が出てきたり、または中だるみしてきたりする時期とも言えるでしょう。 6月は梅雨の時期ですので、誰しもが雨で鬱陶しい時期というイメージを持っているでしょう。 しかし、マイナスなイメージを保った状態で、ビジネスメールを始める事は良い印象ではありませんので注意しましょう。 また、梅雨で雨が多い時期だからこそみられる紫陽花の花についてなど、美しい光景をイメージさせる言葉も良いでしょう。 5月と6月の書き出しの例文 ・立夏の折、皆様お健やかにお過ごしのこととお喜び申し上げます。 ・青葉の頃、皆様ご清祥のこととお喜び申し上げます。 ・若葉萌える好季節となりました。 ・初夏の風が清々しい今日この頃、いかがお過ごしでしょうか。 ・初夏の候、貴社益々ご隆盛の趣、大慶至極に存じます。 ・清々しい初夏を迎え、皆様ご清祥のこととお喜び申し上げます。 ・初夏の風に肌も汗ばむ頃、皆さまいかがお過ごしでしょうか。 ・雨に映える紫陽花の花も美しい今日この頃、皆さんお元気でいらっしゃいますか。 7月と8月の書き出し 7月は、いよいよ夏に向けて暑さも増してくる時期です。 この頃から暑さを懸念する体調への配慮の文章も多くなってくるでしょう。 また、7月22日か23日が大暑となりますので、時候の挨拶として取り入れてみましょう。 8月は、夏本番の時期と言えるでしょう。 ビジネス上においても、お盆の時期で休暇をとるなどお休みのイメージもあります。 暑さへのお見舞いを申し上げると共に、相手の体調に配慮する書き出しで始めたり、祭りや夏休みなどの夏の風物詩を楽しむような書き出しも良いでしょう。 7月と8月の書き出しの例文 ・大暑の折、皆様お元気にてお過ごしのこととお喜び申し上げます。 ・猛暑の候、貴社益々ご発展のこととお慶び申し上げます。 ・本格的な夏を迎えましたが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。 ・夏祭りのにぎわう頃、皆さまお変わりございませんか。 ・処暑のみぎり、ご家族の皆さまにおかれましては、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。 ・厳しい暑さが続いておりますが、いかがお過ごしですか。 ・残暑の頃、皆さまお変わりございませんか。 9月と10月の書き出し 9月、10月は、少し暑さも収まり、秋に向けての変化が感じられる時期になります。 1年でも過ごしやすい時期ともいえますので、書き出し文でもそういった雰囲気を取り入れる事で、心地の良いビジネスメールになるでしょう。 秋にも多くの季語がありますので、自分なりに見合う言葉を選んで使い分けていくと良いでしょう。 9月と10月の書き出しの例文 ・早秋の候、皆さまにおかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 ・初秋のみぎり、皆さまにはますますご活躍のことと拝察いたしております。 ・秋風が心地よい時節となりましたが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。 ・紅葉が美しい時期になりました。 皆さまご健勝にてお過ごしのこととお慶び申し上げます。 ・さわやかな秋晴れの続く今日この頃、皆様いかがお過ごしでしょうか。 11月と12月の書き出し 11月は、秋も終わり、冬本番の寒さがいよいよ感じられるじきになります。 また、12月に入ると、1年の終わりの準備などで非常に忙しい時期です。 この時期ならではの気候の変化や美しさに触れた時候の挨拶を書き出しにしたり、寒さや忙しさにおいての体調への配慮の文章の書き出しにしてビジネスメールを作成しても良いでしょう。 11月と12月の書き出しの例文 ・晩秋のみぎり、皆さまにおかれましては、ますますご清祥のことと心よりお喜び申し上げます。 ・肌寒い季節が続きますが、皆さまお変わりなくお過ごしですか。 ・小春日和の今日この頃、皆さまお元気でいらっしゃいますか。 ・師走の頃、ご健勝にてお過ごしのこととお慶び申し上げます。 ・初雪の折、皆様お元気にてお過ごしのこととお喜び申し上げます。 ビジネスメールの返信の書き出しについて.

次の

知らないと恥ずかしい!ビジネスメールで必須の返信・引用マナー3選

メール返信 ビジネス

友人や親しい人なら、弔いの言葉をかけつつ、気軽な口調で返信してもあまり問題はありません。 しかし、上司やビジネス関係者となれば別です。 正しい敬語遣いはもちろん、特に敬称には気を使って返信しましょう。 亡くなった方への敬称ですが、普段とは違う特殊な表現をします。 例えば遺族の方の母親なら、お母さま・ご母堂と言います。 父親ならお父さま・ご尊父などです。 祖父母はご祖父さま、ご祖母さまとなります。 ほかにも色々な言い方がありますので調べてみてください。 弔事では失礼ない言葉遣いを心掛けましょう。 忌み言葉とは、死や悪いことを予感させる縁起の悪い言葉です。 ふだんは気軽に使っている言葉でも使うのを控えるべき言葉があります。 とくに弔事の最中では、不幸を呼び込むような言葉を使うと、遺族の方を傷つけることもありますので注意します。 具体的にどれが忌み言葉として避けるべきなのでしょうか?まずは数字の4と9は避けるべきとされます。 死や苦しむを連想するためです。 その次は繰り返し、たびたび、次々など、不幸が続くような言葉も控えます。 また、死ぬ、存命中、生きていた頃などのネガティブな表現も避け、ポジティブな言葉に言い換えてください。 ポジティブな言葉とは、例をあげると、お元気だった頃、生前は、というような表現です。 死ぬことはご逝去という方が、直接的でなく柔らかい言い方になります。 なるべく死を連想するような不吉なワードを使わないようにするのが、弔事のマナーです。 突然の訃報の連絡が来ると色々疑問や聞きたいことも出てくるかもしれません。 しかし、あまり長文にすると、返信に手間がかかって相手が大変です。 弔事の準備などがあって忙しいことに配慮し、簡潔な文面で哀悼の意を示しましょう。 亡くなった方と親しかった場合、訃報の連絡をもらってから、死因が気になることもあると思います。 しかし、死因を尋ねるのは当然良くありません。 死に際を思いだすなど、遺族の方が辛い思いをするか可能性があります。 デリケートな話題ですので、配慮をして深入りはしないのが弔事のマナーとなります。 お悔やみとは亡くなった人との別れを惜しみ、遺族の方を労わり慰めることです。 訃報メールに限らず、葬儀中の挨拶など、弔事で多用する言葉です。 弔事では必ずと言っていいほど使う言葉なので覚えておいた方がいいでしょう。 具体的な文例をあげると「突然の訃報に驚きを隠せません。 ご逝去を悼み、心からお悔やみ申し上げます」といったものや、上司からであれば「ご母堂さまのご逝去に謹んでお悔やみ申し上げます。 お悲しみいかばかりかと存じますが、どうかご無理をせずにご自愛ください」という風に書くこともできます。 亡くなった方が死後、穏やかに眠られるようお祈りします、ということを表します。 お悔やみの言葉でよく使われるので覚えておく方が良いでしょう。 ちなみにご逝去は身内にしか使えませんが、永眠は身内と第三者の両方に使える言葉です。 ご家族様のご心痛いかばかりかとお察し申し上げると共に、安らかなご永眠をお祈りいたします」とも書けます。 哀悼とは、亡くなった人を悲しみ嘆くことです。 なので哀悼の意を表すとは、悲しみ嘆く気持ちを表明することを指します。 この哀悼という言葉も弔事ではよく使われますので、意味と共に覚えておくと良いかと思います。 具体的な例文をあげると「突然のご急逝の報を受けて信じられません。 在りし日のお姿を偲びつつ、哀悼の意を表します」や、上司などであれば「ご尊父様のご逝去に謹んで哀悼の意を表します。 安らかにご永眠されますようお祈り申し上げます」などのお悔やみの言葉を書くこともできます。 冥福とは死後の冥界での幸せを指します。 冥福は仏教の考え方なので、もし亡くなった方がキリスト教などの他宗教であれば冥福を祈るのは不適切になります。 また、同じ仏教の浄土真宗も冥福という考え方がないので、使用を避けるべきでしょう。 具体的な例文ですが「突然の悲報に接し、驚きを禁じ得ません。 心から哀悼の意を表すとともに、ご冥福をお祈りいたします」と書くこともできます。 メールの文面に「略儀ながら」とつけることで、取り急ぎという意味合いで伝えることができます。 本来、お悔やみの言葉をメールで送るのは簡略化した略儀とされています。 本来の手順を省略していることを念頭に置きましょう。 具体的な例文ですが「突然の訃報に接し、大変驚いております。 都合よりご葬儀に伺えず申し訳ありません。 略儀ながらメールにてお悔やみ申し上げます」や、ビジネス関係者なら「突然の悲報に接し驚きを隠せません。 都合により葬儀に伺えず申し訳ございません。 略儀ながらメールにてご冥福をお祈り申し上げます」と書けます。 故人や仏様への感謝として花や供物を供えられます。 もし供える場合は、遺族の方の了承を得て手配するようにしましょう。 また、供花・供物・香典はどれも意味は一緒なので、1つ贈れば他を送る必要はないとされています。 場合によっては、供物や供花、香典を辞退する遺族の方もいるので、その場合は意思を尊重することがマナーとなります。 また、供花や供物は、亡くなった人と親しかった友人や知り合いが贈るのが通常ですが、近年では葬儀もシンプルになってきており、供える人も減っているようです。 もしお通夜や告別式に参列するなら、前日にバタバタしないよう事前に準備しておくことが大切です。 また、日時と会場も聞いておきます。 弔事はそう頻繁に起こりませんが、礼儀やマナーが重んじられる場なので、準備はキッチリしましょう。 葬儀の服装は、華美な物は避けて地味な格好を心掛けます。 黒や濃紺色のスーツを選び、ベルトや靴で金具の目立つものは避けます。 スーツの内服も白シャツを着て柄物は控えます。 カバンは革を避けて布地を選び、アクセサリーも結婚指輪以外はつけません。 日本の葬式はほとんどが仏式なので数珠を持っていくと良いでしょう。 友人や上司、ビジネス関係者などで付き合いのある人が亡くなった場合、できれば葬儀に参列する方がよいです。 しかし、都合によっては参列できないこともあるでしょう。 そんな場合は弔電で弔意を示すこともできます。 送るには喪主の名前と、通夜か告別式の会場・日時を事前に確認しておきます。 送り方はネットと電話の2種類あります。 電話の場合は115番にかけます。 ネットは氏名などの記入事項と文面を入力するだけで送ることができます。 電話の場合は19時までに送ると当日中に弔電を送ることができます。 また、オペレーターが対応するため、相談しながら文面を決めることもできます。 ネットは完成形を画像で見ることができて、どのような形で送られるのか確認できて便利です。 文面も例文を見て選べます。 差出人というと自分の氏名を書くと思います。 ですが、名前だけだと亡くなった人との関係性が分からりづらいのです。 つまり、遺族の方が故人とあなたがどういう間柄だったのか分からず、余計な気を遣うことがあります。 遺族に手間をかけさせないためにも、差出人の表記には氏名だけでは不十分です。 会社名や所属、肩書、同級生の友人だったなら学校名などを書いて、間柄を明確にするようにしましょう。 弔電を送るタイミングですが、できるだけ早めに送るのが良いとされています。 遅くとも葬儀の前日までには届くように手配しましょう。 あまりギリギリなのは良くないですが、弔電の読み上げの3時間前程度が限度だと言われています。 もし読み上げまでに間に合わなかった場合は、後日に弔電かお悔やみの手紙を送ると良いでしょう。 期限は初七日と言われ、故人が亡くなってから7日目のことを指します。 また、遺族の方に弔問の連絡をして、直接お悔やみの言葉を言いに行くことも一つです。 訃報メールは礼儀とマナーを大切にして送りましょう 以上が訃報メールの返信マナーや例文についてでした。 弔事はデリケートな話題ですから、マナーや礼儀が大切です。 メールであっても忌み言葉や遺族の気持ちに配慮した文面にしましょう。 また、ビジネス関係者や上司などは正しい言葉遣いを心がけ、敬称にも気をつけてメールを返信しましょう。 ほかにも言葉にまつわる記事や、人間心理、生活のお役立ち知識など多数まとめております。 興味があればぜひ見て頂ければと思います。

次の

社内メールのビジネスマナーと例文|書き出しと返信の書き方は?

メール返信 ビジネス

社内メールのビジネスマナー|件名や上司の宛名の敬称や書き出しは? 社内メールのビジネスマナー|件名は分かりやすく簡潔に書こう 社内メールのビジネスマナーにおいて、件名は分かりやすく簡潔に書くようにしましょう。 例えば、会議や打ち合わせの事についてメールを送る場合は「日付」「時刻」を記入します。 「1月23日11時の会議についてのご連絡」と言う件名にすると分かりやすいです。 また、件名は長すぎてもいけません。 省けるところは省き、簡潔かつ具体的に内容を示すよう心がけましょう。 「何についての社内メールか」「日付」「報告・連絡・相談のどれか」をしっかり書くようにすれば分かりやすい件名が出来上がります。 緊急を要する連絡やかなりの重要事項を記載してある内容は、社内メールではなく電話か直接会って伝えるのが適切です。 社内メールでは相手がすぐに見ない可能性もあります。 社内メールのビジネスマナー|上司の宛名の敬称は「役職名」か「様」 社内メールのビジネスマナーにおいて、上司の宛名の敬称には役職名を使用します。 「様」も敬称に使うことができるので「田中様」でもマナー違反ではありません。 「役職名」「様」は同時に使うのは好ましくないので、どちらか1つを使う様にします。 また、連名で書く場合は役職の高い順に書きます。 そして連名にして社内メールを送る場合は2人〜3人までにしましょう。 それ以上の場合は「部署名」「チーム名」の後に「各位」をつけます。 「各位」自体も敬称なので、その後に役職名や「様」をつける必要もありません。 社内メールのビジネスマナー|書き出しには自分の名前を書こう 社内メールのビジネスマナーにおいて、まず書き出しには自分自身の名前も書くことがマナーです。 宛先の後に「山田です」「人事部高橋です」など簡潔に記入しましょう。 その後に本文を書きます。 本文を書く際にはまず「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご多忙のところ恐れ入りますが」と相手を気遣う一文を添えます。 お礼を伝える社内メールの場合は「先日は誠にありがとうございます」と、お礼を先に記入しましょう。 また同僚に社内メールを送る場合は、名前を述べた後にすぐ内容を記入してもマナー違反ではありません。 何かを依頼して対応してもらった時や、手伝ってもらった時に送ります。 対応してもらった当日、または翌日のうちにお礼の社内メールを送りましょう。 上司・同僚・部下はもちろん他の部署の方にも送ることの多い内容です。 お礼を伝える社内メールの書き方• ・件名:資料の送付ありがとうございます• ・営業部田中様• ・人事部の山田です。 ・先日お願いした資料について、迅速に対応していただきありがとうございます。 ・更には関連する資料まで添付していただき、大変助かりました。 ・おかげさまで、先日の会議を不備なく進めることができました。 ・今後ともよろしくお願いいたします。 ・人事部 山田太郎• ・内線000 まずは件名と書き出しで感謝の言葉を述べます。 その後は具体的にどう嬉しかったのか、いかに感謝しているかを簡潔に記します。 こうすることでしっかりと気持ちが伝わり、お礼を伝えることができます。 連絡事項は正確に伝わる必要があります。 日時や内容をはっきりさせて、具体的かつ分かりやすい内容を送るよう心がけましょう。 会議の連絡であれば終了時刻の目安も記載するといいですね。 送別会のように金銭が絡む内容は金額も明記しましょう。 連絡事項を伝える社内メールの書き方• ・件名:吉田部長の送別会のご案内• ・各位• ・営業部の田中です。 ・吉田部長の異動につきまして、送別会を開催することになりました。 ・日程は12月3日の19時に居酒屋で行います。 ・予算は3,000円です。 別途花代として1人500円程度を予定しています。 ・つきましては出欠の確認を取りたいので、12月1日までに返信をお願いします。 ・営業部 田中二郎• まず何を報告するのか、書き出しにしっかり記載することで「この社内メールは何に関する内容なのか」が理解しやすくなります。 また、意見などを記載する場合も簡潔に記します。 複数の報告がある場合は箇条書きを使用しましょう。 報告する社内メールの書き方• ・件名:資料完成についてのご報告• ・吉田部長• ・お疲れ様です、田中です。 ・先日ご指示を頂きました資料が完成しましたのでご報告いたします。 ・完成した資料を添付しましたので、お忙しいところ恐れ入りますが確認していただけますでしょうか?• ・部長には何度もチェックしていただき、お手数おかけしましたが• ・なんとか期限内に完成することができました。 ・関係各所へは既に確認依頼を終えています。 ・よろしくお願いいたします。 ・営業部 田中二郎• 特に至急確認してもらいたい内容なら【至急】を件名に入れることで目を通してもらいやすくなります。 書類の提出を催促する社内メールであれば、どんな内容の書類なのかと提出期限も明記しましょう。 催促する社内メールの書き方• ・件名:【至急】年末書類提出のお願い• ・社員各位• ・人事部の山田です。 ・皆様ご多忙のところ恐れ入りますが、先日配布した年末書類の提出期限が明日12月5日となっております。 ・まだ提出されていない方は至急記入の上、人事部まで提出願います。 ・記入漏れや不備で再提出をお願いしている方も同様の期日までとなっております。 ・よろしくお願いいたします。 ・人事部 山田太郎• 謝罪は社内メールではなく直接会って話すか、電話でするのがベストです。 しかし、移動中やなかなか会えない場合はまず社内メールを送信しておきましょう。 謝罪する内容を書くのはもちろん、対応策や現在の状況もしっかり具体的に記します。 謝罪の社内メールの書き方• ・件名:品質チェックの進捗状況• ・吉田部長• ・お疲れ様です、田中です。 ・お忙しいところ恐れ入りますが、先日から行っております品質チェックについての進捗状況についてご報告いたします。 ・品質チェック最中に思わぬ不備が見つかり、明日午前までの提出期限に間に合わないことが判明いたしました。 ・提出できるのが、明後日木曜日の午後になります。 ・誠に申し訳ございません。 ・チェックに使用していた機器に欠損が見つかり、代替え機器が届くのが今日の午後になっています。 ・機器の欠損につきましては修理業者に依頼し、原因と対策を調査中でございます。 ・まずは取り急ぎご報告いたします。 ・技術部 田中一郎• 基本的に社内メールには全て返信するのが正しいマナーです。 「了解です」など一言でも構わないのでしっかり返信しましょう。 メールを見ました、と伝えることができます。 また、上司への返信には「承知しました」がふさわしいので気をつけましょう。 通常の返信の書き方• ・件名:Re:資料完成についてのご報告• ・田中さん• ・吉田です。 資料確認しました。 完成した資料で問題ありません。 ・並行するプロジェクトもあって大変だったとは思うけど、田中さんならできると信じていました。 ・先日伝えた訂正箇所もしっかり修正されていましたね。 想像以上の出来栄えです、ありがとう。 ・当日のプレゼンも頑張りましょう!• ・営業部 吉田三郎• どうしてもメールを見れなかった、返信する時間がなかったということもありますよね。 そういう場合は書き出しで一言謝罪の文を入れましょう。 例えば「返信が遅れてしまい、大変失礼いたしました。 」だと分かりやすいですね。 返信が遅れた場合の書き方• ・Re:追加書類のお願い• ・人事部山田様• ・営業部の田中です。 ・返信が遅れてしまい、大変失礼いたししました。 ・ご依頼頂きました書類について、追加で添付させていただきます。 ・また何かありましたら連絡ください。 ・営業部 田中二郎• ・内線000 正しい社内メールのビジネスマナーを覚えておこう! 社内メールは便利なので使用している方もとても多いですよね。 顔が見えず、文字でやりとりすることになるメールは言葉の使い方やビジネスマナーをしっかり意識することが大切です。 きちんとした社内メールのマナーを覚えて、仕事に役立ててくださいね。 他にも参考になる記事を紹介します。

次の