確定 申告 領収 書 保存 期間。 記帳や帳簿等保存・青色申告|国税庁

医療費控除の領収書はどうすればいいの?不要な場合は?

確定 申告 領収 書 保存 期間

白色申告や青色申告で作成した帳簿は、確定申告の時に提出するわけではありません。 これらは確定申告で提出する書類の根拠となるものであり、定められた期間の間、保管しておく義務があります。 そして、税務調査などで開示を求められた場合には提示することになっています。 帳簿・書類の保存期間 - 白色申告 現在では、 白色申告であっても「帳簿への記帳」と「記録の保存」をすることが義務づけられています。 売上や経費をもれなく帳簿づけし、その帳簿や領収書を一定期間は捨てずに保管しておく必要があります。 収入金額や必要経費が記載してある帳簿は 7年間保存• それ以外の帳簿・及びその他の書類(領収書や請求書など)は 5年間保存 上記の通り、 収入や経費の情報が載った重要な帳簿は、7年間保管しておきます。 それ以外に任意で作った帳簿や、領収書や納品書・請求書などの書類は5年間、保管することになっています。 簡単にまとめると、下記のとおりです。 帳簿・書類 保存期間 法定帳簿(収入金額や必要経費を記載した帳簿) 7年 その他に任意で作った帳簿 5年 書類(領収書や請求書、納品書、送り状、棚卸表など) 保存期間は、確定申告書の提出期限日の翌日から起算します。 例えば、2019年分の法定帳簿は、2020年の確定申告期限日の翌日から7年間保管します。 なので、その翌日は2020年4月17日ですね。 つまりこの場合は、2027年4月17日まで法定帳簿を保管しておく義務があるということです。 白色申告と細かな内容は異なりますが、 重要な書類は7年間、優先度の低い書類は5年間保存するという点では同じです。 帳簿や決算関係の書類、現金や預金の取引等に関係した書類は 7年間保存• その他の書類については 5年間保存 青色申告のほうが、7年間保存するべき書類の範囲が広くなっています。 帳簿・書類 保存期間 帳簿(仕訳帳や総勘定元帳など) 7年 決算関係書類(貸借対照表、損益計算書、棚卸表など) 現金預金取引等の関係書類(領収書、請求書、預金通帳など) (前々年分の所得が300万円以下の場合は5年) その他の書類(見積書、注文書、納品書など) 5年 白色申告・青色申告ともに5年間の保存でよいものもありますが、 長く保存しておくに越したことはありません。 ですので、 個人事業に関わる書類は全て7年間は保存しておく、と覚えておけば間違いありません。 無条件で電子データ保存を許可すると後日改ざんできる余地があるため、紙ベースでの保存が原則なのです。 ただ、これはあくまで原則としての話で、実際には税務調査が入る段階でプリントアウトして提出するという方法も容認されているのが現状のようです。 データ保存しておく場合は、帳簿が完成した時点でPDFファイルとして書き出しておくことをおすすめします。 書き出しの時点で日時のタイムスタンプが押せれば、証憑としての効果が上がります。 さらに、PDFファイルは互換性があるので、過去の帳簿の提出を要求された場合に、会計ソフトのバージョンアップやソフトの乗り換えでファイルが開けなくなるというリスクもおさえることができます。 そうはいっても原則的には紙ベースでの保存が必要であり、状況によって対応がかわる可能性もあります。 心配な方は帳簿データを印刷して保管しておきましょう。 最低でも7年間の保存が必要な書類は、紙に出力しておくとよいです。 電子帳簿保存について 事前に申請を出して一定の要件を満たし、管轄の税務署長から承認を得ることができれば、 帳簿やその他の書類などを電子データとして保存しておくことも可能です。 これを「電子帳簿保存」と呼びます。 2020年分の確定申告からは、で65万円控除を受けるための要件が追加され、 「e-Taxによる電子申告」か、この「電子帳簿保存」のいずれか一方を行う必要があります。

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青色申告で領収書の提出は必要? 青色申告で領収書の提出は必要ありません。 青色申告の場合には「確定申告書B」と「青色申告決算書」を提出します。 ただし、必要に応じてその他の申告書類を提出する場合があります。 また、 領収書や納品書、銀行通帳などの書類、作成した帳簿は提出しません。 これらの書類は、後に税務調査などが入る場合に備えて保存しておくものです。 そして、確定申告の時に提出はしませんが、確定申告が終わっても保存しておく必要があります。 青色申告の領収書の保存と税務調査 青色申告の場合は、帳簿、決算関係書類、取引関係書類は7年間、その他の見積書、注文書などは5年間、 保存しておく義務があります。 税務調査については、個人事業主が提出した確定申告書類を税務署員がチェックし、事業の売上高や必要経費のバランスを見て疑問をもった場合などに連絡がきます。 儲かっている事業主が優先的に税務調査の対象となることが多いですが、青色申告の対象者は全般的に対象となりやすいです。 領収書が認められる要件と宛名の書き方 「上様」という書き方は認められる? 領収書の宛名に「上様」と記入してもらう慣習がありますが、税法上宛名を記入する欄のない機械発行によるレシートであったとしても領収書として認めてもらえることから、「上様」と記入するのは間違いではないです。 しかし、宛名が「上様」としてある領収書を当事者以外の第三者が確認したときに金銭授受の具体的なやり取りが判読できません。 よって、信憑性の高い書類とは言い切ることができないので、避けたほうがよいでしょう。 宛名なしの領収書は認められる? 宛名が空欄であったり、領収書の作成を依頼する際に宛名を「上様」と記入してもらっている領収書を宛名なしの領収書といいます。 宛名なしの領収書は、業務と支払い内容に関連性があるかどうかで、経費として認めるかを判断します。 よって、経理上は宛名がない領収書であっても特に問題はないとされています。 しかし、会社の規定によって、宛名なしの領収書やレシートが経費として認められないケースもあるので、注意が必要です。 宛名なしの領収書の扱い 経理上は認められる領収書であっても、税務調査の際に認められるかどうかは別問題となります。 税務調査の場合は、疑問が生じる余地があると細かく追及される可能性があるので、できる限り領収書には宛名があることが望ましいでしょう。 また、宛名なしの領収書を紛失した場合、宛名がないため、拾った人が自身のものとして領収書を使うことも考えられます。 領収書が悪用されないように、宛名を記載してもらうほうがよいでしょう。 また、宛名が空欄の場合に受取人が自分で記入することは文書偽造にあたり、認められません。 領収書に宛名を正しく書いてもらうための注意点 領収書は支払いの証明となる書類ですが、宛名がないと領収書の発行側がだれから支払いを受けたのかを特定できないため、二重に請求される場合もあります。 したがって、正しい宛名を書いてもらった方が望ましいといえます。 しかし、領収書の作成をお願いして、発行側が勝手に上様宛の領収書を書いていたといったこともあるでしょう。 この場合は、領収書の作成を依頼する際には、会社名や個人名などを記入したメモを渡す、名刺を見せるなどの工夫をし、記入してほしい宛名を作成者に伝えるとよいでしょう。 領収書に宛名がないことで、さまざまなデメリットが発生する可能性があるため、領収書を受け取る際には、宛名が正確に記載されているかを確認するべきでしょう。 領収書がない場合は経費に入る?レシートの取扱いは? 領収書の発行が難しく、下記のような場合、経費でも領収書が発行されません。 ・電車やバスに乗るときに支払う運賃 ・得意先訪問前に情報をチェックするため駅の売店で買った新聞や雑誌 ・関係先のご祝いやご不幸での、ご祝儀や香典 また、発行してもらった領収書を紛失してしまった場合、 領収書なしやレシートなしの状態での出費を経費にするためには、出金伝票を発行しておくとよいでしょう。 領収書がなく、レシートしかない場合でも経費として認められますので、その場合はレシートを保管しておきましょう。 出金伝票の発行 出金伝票は、会計処理をした後も、税務書類と一緒に資料として保存する必要があります。 交通費は業務日報で、一緒に保存するようにします。 また、案内状やビジネス・セミナーの入場チケットなども、それだけでは証拠書類になりにくいですが、出金伝票と一緒に保存すれば、有効な証拠書類になります。 現金出納帳と出金伝票の併用 領収書やレシートの受け取りができなかったというのは、現金で支払っているケースが多いのではないでしょうか。 現金での支払いであれば、出金伝票以外に現金出納帳への記帳を行うとよいでしょう。 現金出納帳は現金の出金・入金が時系列に記載されているので、適正な会計処理のなかで出金伝票が起こされていたことを示す証拠になります。 出金伝票と現金出納帳を組み合わせれば、領収書やレシートに引けを取らない証憑書類になります。 現金以外の電子決済などでの支払い 電子決済などの領収書なしのキャッシュレス支払いはひと手間かける必要があります。 <ICカード乗車券など> JR東日本の「モバイルSuica」では、定期券や新幹線の乗車券・グリーン券・特急券をキャッシュレスで購入でき、手間も時間も少なくて済みます。 領収書の発行がないこのサービスを経費にするには、パソコンで利用明細(領収書)を印刷して出金伝票に添付する方法があります。 <ETC利用料金> ETCを利用した際には、後日クレジット会社から送付されてくる請求書に利用明細が添付され、領収書の代わりになりますが、タイムラグがあるので不便です。 このような場合、インターネットの「ETC利用照会サービス」では過去2ヶ月間の利用証明書を発行することができるので、活用するとよいでしょう。 青色申告の領収書の保管義務と保管期間 青色申告の領収書の保管義務と保管期間について、消費税法上の扱いと白色申告での扱いと比較しながら、確認してみましょう。 そもそも領収書とは? 領収書とは、サービスや商品の代金を受け取る際に発行する書類で、証憑(しょうひょう)書類と呼ばれており、金銭の受け渡しの証明となります。 証憑書類は、保存期間が決められているため、勝手な判断で処分することはできず、保管義務があります。 保存期間は法人と個人事業主とでは異なり、消費税の仕入れ税額控除の適用を受けている場合は保存期間に注意する必要があります。 ここでは、個人事業主の場合について、確認します。 個人事業主における領収書の保存期間 個人事業主における領収書の保存期間は所得税法で定められていますが、期間が白色・青色申告で異なるため、それぞれの場合に分けて解説します。 白色、青色どちらの場合においても保存期間の起算点は、確定申告の期限日であり、領収書の発行日ではないので、注意が必要です。 白色申告の場合 白色申告の場合における領収書の保存期間は5年です。 2014年1月以降は、今まで保存義務のなかった「事業所得が300万円以下の場合」であっても、保存することが義務付けられました。 そのため、白色申告対象者は、所得に関わらず領収書を5年間保存しなければなりません。 なお、法律で定められている保存期限は5年間ですが、他の帳簿は7年間の保存が義務付けられているため、可能であれば領収書であっても7年間保存したほうがよいでしょう。 青色申告の場合 青色申告の場合、領収書は「現金預金取引等関係書類」に属し、その保存期間は7年間になります。 ただし、例外として、前々年の所得が300万円以下の場合は、5年間とされています。 消費税の仕入れ税額控除を受けている場合 消費税の仕入れ税額控除とは、仕入れや流通の段階で消費税を何重にも課税されるのを防ぐための制度で、仕入れにかかった消費税を、支払うべき消費税から控除することができます。 この消費税の仕入れ税額控除の適用を受けている場合は、消費税法で仕入れに関する領収書の7年間の保存が義務付けられています。 領収書の保存期間における注意点 白色申告や一部の青色申告者は、所得税法で領収書の保存期間が5年間となっています。 保存期間が長い法律が優先され、消費税の仕入れ税額控除の適用を受ける場合には、7年間にわたり帳簿と請求書や領収書などの保存義務があります。 請求書や領収書がないと、消費税の仕入れ税額控除が受けられない場合があり、消費税の負担が増えるので、注意が必要です。 なお、領収書の金額が30,000円未満の場合や、やむを得ず請求書を受領できなかった場合には保存義務は生じません。 領収書の保管方法 領収書の保管時には、プライベートのものと事業用のものに分けて保管することが必要です。 プライベートのものは経費とならないので、注意が必要です。 また、領収書の保存方法は、原則は紙で保存することが求められていますが、電子取引であっても、紙に印刷して保存する必要があります。 しかし、最近では電子化、クラウド化の流れに従って税務証憑も電子(PDF)での保存が可能となっています。 この場合、事前に税務署長の承認を得て適切な手続きを行なえば電子データでの保存が可能になります。 紙以外の媒体で保存を希望する場合は、電子保存を検討しましょう。 書類の電子保存(PDF保存) 平成27年の税制改正により書類をスキャナ保存することが可能になりました。 書類の保管コストは費用がかかりますので電子帳簿(PDF)で保存すればコストの削減につながります。 改正されたスキャナ保存の概要とはどのようなものなのでしょうか。 電子帳簿保存法におけるスキャナ保存とは 領収書、請求書、見積書などの国税関係書類についてスキャナで保存することです。 書類内容を税務署の承認を受けた場合に保存が認められています。 今回要件が緩和されたことにより、利用がしやすいものになりました。 書類の対象が広がる 契約書、領収書、請求書のすべてが対象になります。 今までは3万円未満というのが条件でしたが、これが廃止されました。 注意事項として相互けん制、定期的なチェックや再発防止策の整備が必要です。 これまでは、いわゆる専用スキャナ「原稿台と一体となったもの」で作成した画像しか、スキャナ保存としての要件を満たしませんでしたが、平成28年の改正で、スマートフォンで撮影した画像を保存した場合でも、スキャナ保存としての要件を満たすこととなり、一層領収書の電子保存が楽になりました。 電子帳簿保存に関しては法律が毎年改正され個人でフォローしていくのは難しい状況ですので、法改正に対応したクラウドサービスを利用するのがおススメだと思います。 まとめ 青色申告で領収書の提出は必要ありません。 しかし、後に税務調査などが入る場合に備えて保存しておく必要があります。 また、領収書として認めてもらう要件を満たしている必要があります。 認められない場合、経費と認められなくなるからです。 そして、決められた保管方法で保管し、保存期間も決められているので注意が必要です。

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領収書の保存期間は5年?7年?電子データの保存について

確定 申告 領収 書 保存 期間

税理士 石橋將年(いしばしまさとし) 少し前に顧問先様から「たまった 書類を 廃棄したいんだけど、どれを捨てればいいの?」というご質問を頂きました。 事業をされている方は、日々、 領収書や請求書、はたまた税務 申告書がどんどん貯まっていきます。 これらの書類は、時期を見て廃棄しませんと、会社や自宅の中が書類で一杯、という状況になってしまいます。 今回は、書類の捨て方や捨てる時期、捨ててはいけない書類まで、色々と解説していきたいと思います。 どの書類から捨てれば良いのか? 書類には、法律で保存期間が決まっています。 簡単に一覧表にしてみました。 領収書・請求書 日々の 領収書や請求書は、税金の法律で7年間(9年間)保存することになっています。 なぜ7年間かといいますと、 税金の時効が7年間だからなんですね(7年間が過ぎると税務署も税務調査をすることはできません)。 そのため、原則は7年間となりますが、最近、法律改正がありまして、 会社の赤字を繰り越せる期間が7年間から9年間に伸びました。 ですから、 赤字が出ている会社では、赤字期間の領収書・請求書は、9年間保管しておく必要があります。 重要な契約書 重要な契約書とは、大きな商談の契約書や、不動産売買の契約書といった書類です。 これらの書類も、税金の法律では、領収書や請求書と同じく、保存期間は7年間(9年間)になります。 ですから、税金の事だけを考えると、7年間(9年間)でOKです。 ところが、民法には「 不法行為(ふほうこうい)」という考え方があります。 わかりやすく言いますと、「 相手へ法律違反により損害を与えてしまった場合は損害賠償をしなければならない」ということです。 この 不法行為の時効が20年間なのです。 ですから、大きな商談や不動産売買といった 重要な契約書については最低20年間保管することにしましょう。 もちろん、十数年後に損害賠償をするといったことはほとんどないんでしょうが、念には念を入れて保存しておきましょう。 また、 個人で不動産を買われた方は、20年間が過ぎても保存しておくことをお勧めします。 といいますのも、捨ててしまうと、売却したときの取得費(買った金額)が分からなくなってしまうからです。 そうしますと、税金計算で困ることになります。 お気を付けください。 税務申告書 税務申告書の保存期間は、領収書等と同じく7年間(9年間)です。 また、 会社法上は計算書類(貸借対照表や損益計算書といった書類) を10年間保存することになっています。 税金の法律、会社法、両方考えますと10年間保存すれば良いことになります。 ・・・・・ですが、本当にそれで良いのでしょうか? 確かに、税金の法律や会社法だけを考えますと、税務申告書については、10年間を過ぎれば捨てて良いことになります。 ですが、 捨ててしまいますと、下記のような事案で税務署から文句を言われたとき困ることになります。 「税務署が言いそうなこと」• 親から子に贈与したというが、証拠を出してください ( 15年前の贈与税の申告書があったら証明できるのに・・・)• 役員退職金が高すぎる。 勤続年数が長いから高く出したと言われても、その証拠はありますか? ( 大昔からの法人税申告書があれば証明できるのに・・・)• 社長個人の土地を会社に貸した場合、地代の増減によって相続税が変わるんですよ ( 昔の法人税申告書があれば地代の推移を示して反論できたのに・・・)• 奥さんの預貯金が多すぎますよ。 本当はご主人のお金なんじゃないですか? ( 昔の法人税申告書があれば、妻に役員給与が出てたことを証明できるのに・・) もちろん、税務署にも税務申告書は保存されています。 ですが、 税務署も収納スペースに限界があるため、10年程度以上経過すると廃棄してしまうといわれているのです・・・。 そうなると、 きちんと証明できるのは自分自身だけです。 ですから、 税務申告書については永久に保存してください。 自分の身は自分で守りましょう。 また、会計事務所によっては、「 時効が7年間(9年間)なんだから、それが過ぎたら申告書を捨ててしまおう」といって、 実際に捨ててしまうところがとても多いのです。 今のことしか考えませんと、そのようは発想になってしまうでしょう。 ですが、 何十年先の事も考える。 税理士にはそのような姿勢が求められるのではないでしょうか。 ですから、決算が終わり、税理士から税務申告書を返却されたら、大切に保管しましょう! 税金の届出書 これも税務申告書と同じく、とても大切です。 税金の手続上、「 届出書」という書類を税務署に出すことがあります。 特に大切な届出書を挙げますと、つぎのようなものになるでしょうか。 所得税や法人税の青色申告届出書 (出さないと赤字を繰り越せなくなってしまう)• 消費税課税事業者選択届出書 (消費税の還付を受けるときに必要)• 消費税簡易課税制度選択届出書 (消費税の計算方法を簡単に、なおかつ安くする)• 源泉所得税の納期の特例 (従業員10人未満の場合の会社の源泉所得税納付を半年に1回にする)• 無償返還届出書 (個人の土地を同族法人に貸した場合の相続税に影響する) これらの届出書ですが、税金が安くなるもの、税金を少し待ってもらえるもの、といったように色々な種類があります。 届出書は税務申告書と違いまして、半永久的に税務署に保存されます。 税務署は他の役所?と違いまして、ある意味、軍隊的な組織ですから、 届出書をなくすと言うことはほとんどありません。 ですが、 万が一ということもあるかもしれません。 そのときに損をするのは我々です。 ですから、 税務署に届出書を出したら、その控え(税務署の収受印が押されているもの)をきちんと保管しておきましょう。 保存期間は特に決まってはおりませんが、 大切なものですので、永久に保管してください。 また、 万が一無くされても、税務署には半永久的に保管されています。 ですから、会社の代表者本人や税理士が税務署に行けば、見せてもらうことができます(コピーはできません)。 以前私も経験したのですが、新しく会社を設立された方が、「 税務署に青色申告届出書を出したが紛失してしまった」ということがありました・・・。 そのときは、青色申告届出書がきちんと提出されているか、その社長様の代わりに、私が税務署に行って、見せてもらうことになりました・・・・。 幸い、近めの税務署でしたので良かったのですが、結構大変でした。 皆様も届出書をなくされないよう、ご注意くださいね。 社会保険関係 社員の入退社といった社会保険手続きの書類については最長でも5年間とされています。 ですので 、基本的には5年が過ぎたら、廃棄しても良いと思います。 しかし、退職した従業員の年金記録等について、役所から照会があるかもしれません。 ですから、 従業員の基本情報が分かる労働者名簿や従業員名簿は、半永久的に残しておいた方が良いかもしれませんね。 その他の書類 これ以外に保存しておくべき書類はあります。 例えばですが次のようなものが挙げられます。 許認可を証明する書類(飲食業許可や建設業許可)• 会社の定款(会社の事業目的が書いてあるもの)• 会社登記や不動産登記の書類 書類の保存期間は、法律で決まっているもの、法律では決まっていないが無いと困るもの、とに分けられます。 それぞれ判断して、きちんと整理しておくとよいでしょう。 書類はスキャンして捨てましょう! 重要な書類はもちろんですが、あまり重要でない書類も、 捨てる前にスキャン(パソコンに読み取って保存しておくこと) しておくと、後々トラブルになったときも安心です。 (弊事務所でも、書類スキャンを積極的に活用しています) スキャンするデータの形式ですが、主に「 PDF方式」と「 ドキュワークス方式」の2種類があります。 それぞれの特徴をご説明しておきます。 スキャンするデータの形式 (1)PDF方式 PDF方式は、世界で一番普及している方式です(お役所がホームページで書類を配布する際も、この方式を採用しています)。 そのため、PDF方式は 汎用性は一番なのですが、いかんせん データが重く、ファイルサイズも大きくなってしまうのが難点です。 (2)ドキュワークス方式 ドキュワークス方式とは、ゼロックスが提唱しているファイル保存方式です。 利点は ファイルサイズが小さく、かつ動作も軽いことです。 ですが、 スキャンには専用の読み取り機が必要ですし、閲覧用のソフトも必要になります。 税理士事務所で、ドキュワークス方式を採用しているところは多いです(弊事務所でもドキュワークス方式を採用しています)。 導入コストはかかりますが、慣れたらこちらの方が作業が早いです。 是非お試しください。 どうやって捨てるべきか? 書類を捨てる際は、「 シュレッダー」か「 書類廃棄サービス」を使うか、の2択になるでしょう。 それぞれの特徴は次の通りです。 (1)シュレッダー お金はあまりかかりませんが、機械で裁断するには時間がかかります。 また、 安いシュレッダーですと、目が粗いので書類の内容が分かってしまうことがあるので注意が必要です。 (2)書類廃棄サービス 最近は、書類を引き取って溶解(薬で溶かす)してくれるサービスがあります。 弊事務所ではヤマト運輸の「機密文書リサイクルサービス」を利用しています。 大きめの段ボール1箱で約1,800円前後です。 時間と安全を考えれば、決して高くはないと思います。 また、溶解が終わりましたら、「溶解証明書」が貰えますので、その意味でも安心できますね。 書類をきちんと整理しないと・・・ 「書類を捨てる」。 これひとつとっても、 その方の仕事に対する考え方や姿勢がわかります。 私自身、書類整理には色々と思い入れがございます。 ある税理士先生が引退され、その先生が担当していた顧問先様を私が引き継ぎました。 そして、その先生が保管していた、その会社関係の書類を受け取ったところ、書類はなんと、段ボール5箱分にもなりました。 その会社様は創業してから50年程度たっていましたが、税務申告書だけでは、そんなに大量にはなりません。 その先生は、社長様の代理として色々なことをされていたのです。 重要な取引のときに社長代理として行ったり、不動産売買の値段交渉をしたりといった風にです。 それらの書類が全く整理されておらず、ただ段ボールに放り込まれていただけ・・・。 結局、私と事務員さんとで、過去数十年分の書類を一緒に整理したり、スキャンしたりしたのです。 お仕事として引き受けたならば、 書類をきちんと整理するまでがお仕事です。 税務申告書をお返しして終わり、そのようなスタイルでのお仕事では、 顧問先様に万が一のことがあったときにお守りできません。 そのようなことにならないよう、税理士から顧問先様に書類整理の方法までご案内する。 それが税理士の責任かと思います。 あらかじめご了承ください。

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