社内 書類送付 添え状。 【テンプレあり】就活で送付状(添え状)は必要?書き方と注意すべきマナーを解説

【状況別】ビジネスでの送付状の書き方|手書き/社内/社外

社内 書類送付 添え状

提出遅れをする際の5つの注意点• 提出が遅れたときのお詫びメール、送付状の書き方 書類の郵送、提出が遅れたときの5つの注意点 提出しなければいけない書類の郵送や提出が遅れてしまったときには、焦ってしまい、頭が真っ白になってしまいますよね。 慌てて提出したいところですが、相手の信頼を得るために注意しておきたい5つのポイントを紹介します。 起こってしまったミスは、どのようにリカバーするのかが重要です。 ミスを反省しつつも、取引先の信用を失わないようにするための方法を知っておきましょう。 1.提出が遅れる場合はできるだけ早めに連絡をする 提出が遅れることがわかった場合は、 できるだけ早い段階で連絡をすることが重要です。 遅れそうになっても「今から頑張ったらギリギリ間に合うかな……」と、遅れそうなことを報告しない方もいらっしゃるでしょう。 しかし、提出日になってから「遅れます」と報告することは、 先方に迷惑がかかってしまいます。 数時間でも遅れる可能性がある場合は、「もしかしたら遅れてしまう可能性がある」ということをできるだけ早い段階で伝えておくことがマナーです。 2.提出がいつ頃になるのかを報告する 提出が遅れることを伝えるだけでは「遅れるのはわかったけれど、いつ届くの?」と相手を不安にさせてしまいます。 できるだけ遅れを少なく伝えたいがために、無理な期限を設定してしまいがちですが、新たに設定した期限までも遅れてしまった場合、大きく信用を失ってしまいます。 新しい提出期限は、できるだけ無理のない現実的な日時を伝えるようにしてください。 3.遅れの理由は事前に電話で説明しておく 書類の郵送や提出を遅れたときには、メールだけではなく、できるだけ 電話で遅れていることをお詫びし、 理由を説明することがおすすめです。 直接電話で伝えることで、より真摯に対応している印象を与えられます。 重要な書類の場合は、先方も「提出日ギリギリなのに連絡がこないな」と不安に思っている可能性もあります。 先方からリマインドされる前に、自分から状況を伝えるようにしてください。 また、社内書類の提出が遅れる場合は、すぐに上司や提出先の人に「遅延の旨と遅延理由」を伝えておきましょう。 簡単な書類なのに遅れている場合、 先方は「多分忘れているだろうな」とわかっているケースがほとんどです。 無理な言い訳をすると油に火を注いでしまい、かえって逆効果になってしまう恐れがあります。 決して言い訳はせずに「失念しておりました」「私の不手際です」と自らの非を認め、誠心誠意お詫びするようにしましょう。 4.送付状・メール文ではお詫びの言葉を最小限にする 郵送しなければいけないものの提出が遅れている場合、すぐに郵送したい気持ちはわかりますが、郵送で書類を送付するのは書類の郵送、提出が遅延した理由を電話で説明した「 後」です。 書類に同封する送付状には、長々と遅延の理由を説明することは不要。 先方がさらに不快な思いをする可能性が高いからです。 送付状でのお詫びの言葉は必要最低限にして、ビジネスレターとして適した文章を作成しましょう。 例文を後ほど紹介するので、参考にしてみてください。 また、上記と同様の理由で、書類を郵送した後に送るメールにおいても長々と遅延の理由を記す必要はありません。 5.郵送後にお詫びメールを送る 書類の郵送や提出が遅れた場合、郵送後に送付状とは別にお詫びメールを送りましょう。 メールには郵送した書類を「 いつ発送して、いつ到着するのか」まで記載します。 追跡番号がわかっている場合は相手に伝えておくこともおすすめです。 また、社内で書類提出が遅れた場合、お詫びメールと提出書類を同時に送ります。 「社外向け・郵送遅延の謝罪メール」と「社内向け・提出遅延のお詫びメール」の文例を参考に、しっかりと相手にお詫びの気持ちを伝えましょう。 【例文】書類の郵送が遅れたときのお詫びメール 提出が遅れたときには、以上のポイントを押さえて、お詫びをしなければいけません。 相手に誠意が伝わるように、ビジネスマナーを守った文面でお詫びしましょう。 社外向けの例文 提出が遅れたことをメールで謝罪する際には、件名を見ただけで「遅れたことに対するお詫びメール」だと伝わるように執筆しましょう。 書類郵送の遅延により貴社に大変なご迷惑をかけてしまいましたこと、 心よりお詫び申し上げます。 今後このようなことがないように十分留意してまいります所存です。 大変恐縮ではございますが、何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。 今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。 ============================== 社内向けの例文 社内向けに送る場合は、お詫びのメールと同時に提出してもOKです。 しかし、遅れることがわかった時点で直接知らせておくようにしましょう。 ご確認を、どうぞお願いいたします。 今後は提出が遅れないように十分留意してまいります所存です。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ============================== 提出が遅れた場合の送付状の書き方 送付状としてお詫びの文面を作る場合には、メールよりも丁寧に文章を作る必要があります。 送付状やお詫びの手紙を書くことはあまり多くないため、「どうやって書いたら失礼にならないのかわからない」という方も多いでしょう。 今回紹介する送付状の書き方のポイント例文を元にして、お詫びの気持ちが伝わる送付状を作成してください。 「時候の挨拶」は省略しよう 送付状を作るときには、「時候の挨拶」を入れることが一般的です。 しかし、お詫びの送付状は急ぎの書状になるため、 「時候の挨拶」は省略するのが無難。 「晩春の候」などと書くと、悠長でのんきな印象になってしまうからです。 また、頭語は「 謹啓」を使うことがおすすめです。 一般的に利用される「拝啓」よりあらたまった印象を与えられます。 普段使わない言葉を使うことによって、「深くお詫びしている態度」を表現できます。 「拝啓」を使う場合、結語は「敬具」になるように、頭語にはそれぞれセットとなる結語が存在します。 「謹啓」を頭語とした場合、結語は「謹白」です。 きちんと頭語と結語がセットになっているか確かめた上で、封をしてください。 送付状に書くべき「お詫びの言葉」 送付状に書くべきお詫びの言葉は、簡潔にまとめることがポイントです。 「大変遅くなり、申し訳ございません」「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。 深くお詫び申し上げます」などが挙げられます。 「大変遅くなり、申し訳ございません」• 「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」• 「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。 深くお詫び申し上げます」 心がけておきたいのは、通常のビジネスレターよりも 丁寧な語調にすること。 例えば「申し訳ありません」よりも「申し訳ございません」のほうが、お詫び状やお詫びメールには適切な語調になります。 【例文】お詫びの言葉を綴った送付状 では実際に、お詫びの言葉を綴った送付状の例文を確認しましょう。 ============================== 謹啓 時下ますます御清祥の御事とお慶び申し上げます。 平素より格別なお引き立て(御愛顧)を賜り、誠にありがたく御礼申し上げます。 さて、大変遅くなりましたが、以下の書類をお送り致します。 御査収賜れば幸いでございます。 今回は私の不手際で御迷惑をおかけ致しましたこと、深くお詫び申し上げます。 今後とも相変わらぬお付き合いを賜りますよう、伏して(心より)お願い申し上げます。 謹白 ============================== 「格別なお引き立てを賜り」の部分は「御愛顧を賜り」。 「伏してお願い申し上げます」は「心よりお願い申し上げます」と変更することもできます。 相手との関係性や、謝罪の程度によって適切な言葉を使うようにしましょう。 提出遅れが発生した場合は、前後の対応がポイント.

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添え状の正しい書き方とは?就活・転職で手軽に使えるテンプレートを紹介

社内 書類送付 添え状

宛名と送付元の書き方は? 宛名に社名までは書きませんが、必要に応じて部署名、役職名は入れます。 部署名 役職名 氏名 などを書けば十分です。 総務部 人事課 〇〇様• 営業課長 〇〇様• 本社第一営業部 営業1課 〇〇様 など。 氏名には「様」をつけるのが無難ですが、お互いの関係から「様」は堅苦しいなとおもえば、「さま」「さん」としてもいいですよね。 送付元の書き方 社名は必要ないですが、支社、支店から送る場合は 〇〇支社(〇〇支店) 部署名 役職名 氏名 連絡先」(電話番号など) でOKです。 挨拶文は必要か? 相手に対し、一言挨拶するのは礼儀ですよね。 時候の挨拶なんかは必要ありませんので、簡単に一言添えます。 お世話になります。 お世話になっております。 いつもお世話になっております。 お疲れさまです。 (上司に対して)• ご苦労さまです。 (部下に対して) いろんな書き方があるでしょうが、添え状の役目は同封した書類の内容を正しく知らせることです。 挨拶は付け足しのようなもの、深く考えないで簡単に一言添えればいいんです。 もちろん、社内同士で挨拶なんて必要ない。 必要事項が正しく伝わればそれでよし、という考えもあります。 どちらが正しいとか間違っているとかの話ではありませんので、自分にあったスタイルを選んでください。 ただ、宛先が上司ともなれば、「お疲れ様です」なんて書くのも気がひけるという人もいるかもしれません。 失礼な書き方をしてマイナス評価を受けたくないという気持ちもありますよね。 それなら、どんな挨拶をしようかなんて考えず、なにも書かいないのも一つの方法です。 相手によって、臨機応変にかまえればいいんです。 スポンサーリンク 頭語と結語 「拝啓」なんてかきはじめれば、続いて「貴社ますますご清祥の段・・・敬具」なんてことになります。 「拝啓」、「敬具」なんて使いません。 文面が寂しいと思うなら、「前略・・・・早々、かしこ」ぐらいがいいですね。 添え状はいらない? 同じ会社同士で添え状は不要という人もいます。 しかし、挨拶はともかく、書類を送る場合には、どんな書類を何枚送ったかを知らせるのはビジネスマナーです。 そうでないと、「送ったつもりが、入れ忘れていた」なんてことがあっても受け手にはわかりません。 「送った」「もらってない」なんてことを避けるためにも、送った書類の内容を知らせる添え状は必要です。 添え状の内容と中身が違えばすぐに分かります。 添え状のひな形 特に決まった形式はなく、会社によってはひな形が決まっているようなところもありますので、それに従います。 一般的には、以下のような項目を含めます。 送付日 (右詰め) 宛先 (左詰め) 送付者 (右詰め) 連絡先 所属する組織名 件名 (中央寄せ) 書類の概要 (左詰め) 送付枚数、部数 例文 本社営業部より依頼のあった書類を送る場合、 日付 〇〇株式会社 総務部 御中 住所 部署名 氏名 連絡先 前略 お世話になっております。 早速ですが、今般の出産に伴う関係書類 につきまして、下記の通り送付いたしま すので、何卒、よろしくお手続き頂きま すようお願いします。 育児休職中は会社や職場に多大なご迷惑 をおかけしますが、ご理解のほどお願い 申し上げます。 なお、何か不足なもの、疑問点がありま したらご連絡ください かしこ 送付書類 1.出産手当金申請書 1通 2.育児休暇申請書 1通 以上 自宅から送る場合には、会社名は入れたほうがいいです。 また、総務部という組織に送る場合は「御中」をつけます。 担当者名がわかっているなら、、 〇〇株式会社 総務部 〇〇様 にしてもいいです。 封筒には、「申請書類在中」と書いておきます。 まとめ 宛先がどこであろうと、送る書類の内容を知らせることはビジネスマナーです。 自社宛に送るから添え状はいらない、なんてことにはなりません。 どんな書類を何枚送ったかだけはちゃんと連絡しましょう。 時候の挨拶、頭語・結語、なんていりません。 スポンサーリンク.

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【お詫び例文】書類の郵送・提出が遅れたときのメール・送付状の書き方

社内 書類送付 添え状

000-0000-0000 エンゼル商事株式会社 麻世 営業部 根津 書類送付のご案内 拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 早速ではございますが下記の書類をお送りします。 ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます。 敬具 記 送付書類 枚 備考 この度はお問い合わせを頂き、誠にありがとうございます。 新プランのメモを付記させていただきました。 ご不明な点がございましたら 是非お尋ねくださいますようお願いいたします。 以上 日付 <3月〜5月> ・早春の候、・軽暖の候、・陽春の候、・桜花の節、・新緑の候、・立夏の候、 ・花の便りも聞かれるようになりました。 貴社のみなさまには益々ご健勝のこととお慶びもうしあげます。 ・春深く木々の緑に心躍るこの頃、貴社におかれましては益々ご繁栄のこととお慶び申し上げます。 ・(結語)年度末でお忙しいと存じますが、皆様ご無理をなさらずにお仕事をされますよう。 ・(結語)風薫る新緑の中、皆様のますますのご健勝をお祈りいたします。 <6月〜8月> ・入梅の候、・夏至の候、・盛夏の候、・炎夏の候、・残暑の候、・立秋の候、 ・暑中お見舞い申し上げます。 貴社の皆様にはいよいよご健勝のことと存じます。 ・(結語)風薫る新緑の中、皆様のますますのご健勝をお祈りいたします。 ・(結語)若々しき木々の葉が生い茂るこの頃、社業の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。 <9月〜11月> ・初秋の候、・秋冷の候、・仲秋の候、・紅葉の候、・晩秋の候、・向寒のみぎり、 ・残暑もようやく和らぎましたが、皆様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 ・秋晴れの心地よい季節となりました。 貴社の皆様にはいっそうご活躍のこととお慶び申し上げます。 ・(結語)爽秋の季節、社業の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。 <12月〜2月> ・初冬の候、・歳末の候、・極寒の候、・新春の候、・厳寒の候、・向春の候、 ・今年もいよいよ残りわずかとなってしまいましたが、益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。 ・貴社の皆様におかれましては、お元気で新年をお迎えのことと存じます。 ・梅のつぼみがほころぶ季節となり、春の訪れが待ち遠しく感じます。 貴社の皆様にはご壮健のこととお喜び申し上げます。 ・(結語)皆様が健やかなる新年をお迎えになられますよう、心よりお祈り申し上げます。 ・(結語)本年も変わらぬお付き合いをお願い申し上げます。 書類送付の内容一覧を本文に続けて明記します。 行間を空けたり、【】で括ったり、枠を付けたりすると一覧表が見やすくなります。 <例1> 【送付内容: 〇〇に関する資料(全5ページ)】 <例2> 具体的にご検討いただくため、下記の関連資料を添付ファイルにて お送りさせていただきます。 ご査収ください。 価格表 3. データ形式はExcel2007の文書になっております。 また、LZH形式で圧縮しておりますので、解凍の上閲覧願います。 通常の分析データは、「基本データ」に入っております。 また、「月別」には1月から6月までの売上データ、 「商品別」には商品別分析データが入っております。 ご確認ください。 書類送付メールには質問先を明記する 春風商事株式会社 製造部 部長 高橋様 平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。 早速ではございますが、ご依頼をいただきましたご案内書を 本メールに添付いたします。 内容をご確認の上、ぜひともご検討いただきますよう、 よろしくお願い申し上げます。 【送付内容: 〇〇のご案内(全5ページ)】 何かご不明な点がございましたら、お手数ではございますが、 下記担当までお問い合わせ下さい。 今後とも宜しくお願い申し上げます。

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